Yaware обзор — программа учета рабочего времени сотрудников

Yaware представляет собой онлайн систему автоматического учета рабочего времени за компьютером – вы можете отслеживать как собственную продуктивность (причем бесплатно), так и продуктивность удаленных сотрудников.

Зачем вести учет рабочего времени?

Зачем это нужно? Вот вам пример:

Менеджер Вася 80% рабочего времени проводит в социальных сетях, удаленный работник Коля, которого вы наняли 2 месяца назад, приступает к работе с опозданием на пару часов и большую часть своего рабочего времени играет в игры, попивая пивко. Менеджер по работе с клиентами Наташа «сливает» конфиденциальную информацию «на сторону», потому что ей предложили неплохую сумму за это. Вы думаете все это фантастика, и в вашей компании такого не может быть? Посмотрите эти примеры внедрения в реальных компаниях и отзывы. К сожалению, статистика такова:

Среднестатистический работник тратит около 3 часов за 8-часовой рабочий день на собственные дела, не связанные с деятельностью компании, в которой он работает. И это не включая обед и предусмотренные графиком перерывы.

Yaware – удобная программа автоматического учета рабочего времени сотрудников

Оглавление

• 1 Зачем вести учет рабочего времени?
• 2 Схема работы
  • 2.1 Отслеживание рабочего времени
  • 2.2 Мониторинг продуктивности на автопилоте
  • 2.3 Мониторинг сайтов и приложений
  • 2.4 Скриншоты/Снимки Вебкамеры
• 3 Вопросы конфиденциальности и этики
  • 3.1 Yaware и рабочая этика
  • 3.2 Yaware и конфиденциальность
• 4 Отчеты
  • 4.1 Категоризация приложений
  • 4.2 Автоматическая категоризация
  • 4.3 Анализ продуктивности работы
  • 4.4 Отчет по времени
  • 4.5 Отчет по опозданиям
  • 4.6 Отчет по категориям
• 5 Минусы Yaware
• 6 Цена
• 7 Заключение

Это относится не только к удаленным работникам, фрилансерам и виртуальным ассистентам. Как правило, большинство офисных сотрудников, работающих с 9-17, не умеют эффективно распределять свое время, а работа с фиксированной ежемесячной заработной платой только усугубляет ситуацию. Сотрудник «отсиживает» свои положенные часы, не особо заботясь о продуктивности труда, потому что он/а знает, что в конце месяца получит свою законную зарплату.

В моей ситуации мне приходится контролировать работу нескольких своих подчиненных, которые работают удаленно по всему миру. Я хочу знать, за что я плачу, ведь мы все прекрасно понимаем, что в ситуации удаленной работы невозможно проследить, занимается ли сейчас человек работой или сидит в социальных сетях или смотрит видео на YouTube, или вообще занимается своими делами. А для работы на условиях почасовой оплаты это крайне важно.

У меня был случай когда работник в течение двух недель 90% рабочего времени тратил на свои проекты, а потом выставил счет на несколько сотен долларов за работу, которой он практически не занимался, если бы не программа учета рабочего времени, я бы потратил кучу денег впустую.

Yaware позволяет точно ответить на вопрос – куда расходуется время, сколько времени было потрачено на тот или иной проект, понять кто из работников «филонит», а кто действительно работает, но обо всем по порядку.

Схема работы

Отслеживание рабочего времени

Для начала работы вам необходимо установить программу Yaware-клиент на всех компьютерах, где вы собираетесь проводить мониторинг продуктивности рабочего времени. Yaware-клиент – это небольшая программа, которая фиксирует, с каким приложением или сайтом вы работаете. Данные о работе синхронизируются с сервером, где их всегда можно посмотреть в виде отчетов, в разрезе всей компании, отдельного отдела или сотрудника.

Мониторинг продуктивности на автопилоте

Для мониторинга продуктивности от пользователя никаких действий не требуется, после установки Yaware-клиент включается вместе с пуском компьютера (операционной системы); при желании можно приостановить отслеживание времени, например, если срочно нужно ответить на личное письмо или посмотреть фотки с корпоративной вечеринки 🙂 Учитываtтся только активное время: если вы не пользуетесь клавиатурой или мышью более 60 секунд, учет времени приостанавливается. Такой режим мониторинга продуктивности на автопилоте довольно удобен, если только работник постоянно не отвлекается на посторонние вещи.

Мониторинг сайтов и приложений

По умолчанию Yaware проводит сбор следующей информации: названия используемых на компьютере приложений (программ), URL веб-сайта (если приложение является браузером), время начала, время окончания работы с программой/приложением, имя пользователя и имя компьютера.

Скриншоты/Снимки Вебкамеры

Yaware-клиент поддерживает опциональную функцию – запись скриншотов и снимков с вебкамеры каждые несколько минут (интервал можно менять), ее можно включить для всех пользователей или для отдельного пользователя. Как менеджер или директор фирмы вы можете после просматривать скриншоты за последние 6 месяцев и тем самым давать оценку эффективности работы ваших подчиненных.

Поработав с программами учета рабочего времени, по себе знаю, что часто отвлекшись на личные дела, забываешь о них, и тогда скриншоты «не рабочих» сайтов или личной переписки могут попасть в отчеты. К сожалению, Yaware пока не поддерживает функцию удаления скриншотов, как например TimeDoctor, где заметив скриншот, демонстрирующий, что работник занимался в этот момент своими делами – вы можете его удалить, это вычтет 3 минуты из его рабочего времени. В TimeDoctor этим могут заниматься и непосредственно сами подчиненные, что сэкономит ваше время и позволит им оценивать свою продуктивность. Будем надеяться, что Yaware добавит этот функционал в последующих релизах.

Вопросы конфиденциальности и этики

Во время работы с программами учета эффективного рабочего времени сотрудников могут возникнуть определенные сложности. Из своего личного опыта я знаю, что многие «работники» воспринимают подобные перемены весьма негативно, т.к. им определенно приходится тратить больше времени на работу. Если вы еще не забыли о тех статистических данных, которые я приводил вам в начале статьи, то будьте готовы к тому, что и ваши работники проводят 3 часа из 8 на занятия вовсе не той деятельностью, за которую вы им платите. С другой стороны, мне еще не встречались возмущенные комментарии по поводу установки такой программы от новых работников, которые были приглашены на работу именно на таких условиях. Я просто сообщил им, что это стандартная практика в нашей компании. Главное правильно подать информацию.

Yaware и рабочая этика

Yaware можно использовать в скрытом и явном режиме.

• Скрытый режим даёт возможность собирать информацию об используемых на компьютерах ресурсах без ведома сотрудника. При этом работа Yaware никак не отображается на компьютере пользователя (Yaware не создаёт иконок и не отображает окно офлайн-активности, а также не показывается в панели системных задач).
• Явный режим работы – Yaware показывается в трее, пользователи могут оценить свою продуктивность в течение дня — общее отработанное время, а также % продуктивного, нейтрального и непродуктивного времени, и приостановить трекинг при необходимости.

Мое личное мнение — установка Yaware в скрытом режиме должна использоваться только для того, чтобы вывести закоренелых лентяев и бездельников на «чистую воду», чтобы у вас на руках были неопровержимые факты, что человек работает во вред компании и тратит время впустую.Опять же, исходя из собственного опыта, я считаю, что установка программ тайм-менеджмента и систем учета эффективности работы сотрудников приносит большую пользу, если работники о них знают – это улучшает самодисциплину и рабочую мотивацию. 100% отдача работе, это конечно хорошо, но это не возможно, люди — не роботы, и доходить до маразма, требуя от работников неукоснительного следования рабочему графику и самозабвенной отдачи рабочему процессу – это глупо.

К примеру, в небезызвестной компании Google официально 10-15% процентов рабочего времени можно заниматься своими делами и тратить время на чаепития и серфинг в сети, потому что это очень важно на самом деле переключаться от дел, чтобы не перегореть. Имея такую программу как Yaware работники всегда могут контролировать, сколько времени они действительно потратили продуктивно, а сколько на свои личные дела, и при необходимости всегда можно посмотреть подробный отчет, в котором все зафиксировано.

Yaware и конфиденциальность

Yaware НЕ собирает конфиденциальную информацию и НЕ записывает пароли. Но, как я уже говорил ранее, поработав с программами учета рабочего времени, по себе знаю, что часто отвлекшись на личные дела, забываешь о них, и тогда скриншоты «не рабочих» сайтов или личной переписки могут попасть в отчеты, если же конечно у вас включена опция записи скриншотов в настройках. Поэтому лучше, когда работники знают, что на их компьютере стоит программа учета времени и что ее нужно ставить на паузу, когда им надо отвлечься на личные дела.

Отчеты

Невозможно улучшить то, что нельзя измерить, именно поэтому, отчеты Yaware так важны для улучшения  эффективность работы и увеличения продуктивности. Отчеты позволяют наглядно увидеть, на что тратится и где теряется время.

Категоризация приложений

Yaware-клиент собирает данные о программах и сайтах, с которыми вы работаете в течении рабочего дня и маркирует их: продуктивно/непродуктивно/нейтрально, основываясь на категоризации приложений.   Изначально Yaware распознаёт довольно много популярных приложений и автоматически относит их к определённой категории. Если приложение или сайт не известны системе, то они попадают в секцию «Некатигоризированные приложения» и отображаются в отчетах как «нейтральное» время.

Учитывая уникальность каждой компании Yaware позволяет настраивать категоризацию приложений на уровне пользователя или отдела. Например, использование Photoshop может быть отнесено к продуктивным занятиям в отделе «Графического Дизайна», а вот в отделе «Продажи» — это, скорее всего, неэффективно потраченное время. Вы можете создавать свои категории и изменять уже существующие, например, собрать все сайты клиентов в категории «Работа с Клиентами» или выделить работу над отдельным сайтом в отдельную подкатегорию, вы определяете нужный вам уровень детализации. Более подробно о категоризации ресурсов читайте здесь.

Автоматическая категоризация

Для экономии времени существует возможность автоматической категоризации. Можно задать правило, согласно которому все подпадающие под него ресурсы будут попадать в заданную категорию – например, если мы хотим отнести посещение любых блогов на livejournal.ru в категорию «Непродуктивное Общение», то достаточно добавить правило автоматической категоризации с маской «*livejournal.ru», и все блоги на сайте  Живого Журнала (vasya.livejournal.ru, petya.livejournal.ru…) будут отнесены в заданную категорию. Примеры автоматической категоризации можно посмотреть здесь.

Анализ продуктивности работы

Анализ продуктивности работы основывается на категоризации приложений, если сайт или программа помечены как продуктивные, то и время, проведенное на них, считается как продуктивное. Поэтому, чем точнее произведена категоризация приложений, тем точнее будет работать Yaware.

• Отчет по времени

Этот отчет представляет деятельность пользователей, сгруппированную по продуктивности. Можно посмотреть сколько времени было потрачено продуктивно и непродуктивно – детализировать какие приложения и сайты посещались.

• Отчет по опозданиям

Можно задать время начала работы в компании, и тогда в «отчете по опозданиям» можно посмотреть, на сколько опаздывают сотрудники – по дням, неделям и месяцам.

• Отчет по категориям

Отчет дает представление о том, какого рода деятельность преобладает среди пользователей — наиболее часто используемые приложения, сгруппированные по категориям.

В настройках можно указать, хотите ли вы получать email отчеты о продуктивности сотрудников – еждневно/еженедельно/ежемесячно.

Минусы Yaware

Поработав с другими программами и сервисами учета времени и сравнивая их с Yaware, есть некоторые моменты, которые показались мне не очень удобными:

•   Необходимость ручной категоризации ресурсов — так как точность работы Yaware зависит от категоризации ресурсов, то вам придется, особенно в начале работы, вручную сортировать сайты и приложения. Конечно, команда Yaware сделала все возможное, чтобы облегчить вам эту задачу, но так как  каждая компания уникальна, заранее отсортировать все сайты и приложения, которыми будут пользоваться ваши сотрудники невозможно – даже в моей небольшой команде, после нескольких дней пользования Yaware накопилось несколько сотен «Некатегоризованных приложений».
•   Погрешности в работе – некоторые ресурсы нельзя однозначно отнести к продуктивным или непродуктивным. Например, Skype может использоваться для общения с клиентами, а может — для обсуждения короткой юбки секретарши :), YouTube может использоваться для исследования, а может — для праздного общения и просмотра развлекательных видео, то же самое можно сказать и про Twitter и Facebook. Конечно, можно указать, что приложение или сайт являются продуктивными для одного отдела и непродуктивными для другого, но так или иначе, небольшие погрешности в учете времени все равно будут.
•   Нельзя удалять скриншоты — часто отвлекшись на личные дела, забываешь о том, что у тебя на компьютере программа учета времени и тогда скриншоты «не рабочих» сайтов или личной переписки могут попасть в отчеты. Будем надеяться, что Yaware добавит этот функционал в последующих релизах.

Цена

Учет личного времени с Yaware – абсолютно бесплатен, то есть если у вас нет работников, и вы собираетесь отслеживать только свою собственную продуктивность (1 пользователь), то вы можете сделать это бесплатно.   Для учета времени сотрудников Yaware представляет гибкие условия оплаты, включая 14-дневный пробный период, то есть вы можете пользоваться программой без ограничений в течении 14 дней, а потом вам надо будет выбрать один из существующих планов.

Заключение

Стоит ли Yaware этих денег?

Плюсы от использования Yaware, несомненно, перевешивают отдельные минусы, поэтому если у вас есть, по крайней мере, один подчиненный, который работает более чем 20 часов в неделю, покупка этой программы действительно стоит того, потому что она помогает всерьез сократить время, потраченное неэффективно, и позволяет определять размер оплаты труда каждого из сотрудников индивидуально, в зависимости от проделанной работы. Yaware помогает определить, сколько времени было потрачено на тот или иной проект и кто в команде действительно работает, а кто только делает вид, а это очень важно, особенно в кризисной ситуации, когда надо четко понимать эффективность сотрудника. Плюс, как показывает опыт, программа неожиданно является мотиватором для того, чтобы не отвлекаться на сторонние, незапланированные мероприятия.

Для меня очень важно держать руку на «пульсе компании», а с Yaware я могу посмотреть с любой точки земного шара где есть Интернет, чем занимаются мои сотрудники. Если у вас есть сотрудники работающие за компьютером,  и ваш среднестатистический работник работает 40 часов в неделю, занимаясь своими делами не более 1 часа в день (что в реальности обычно намного больше), это составляет 5 нерабочих часов в неделю и 20 в месяц. Считаете ли вы, что 190 рублей – это приемлемая цена за «возвращение» этих 20 рабочих часов в месяц? Бесплатное онлайн демо не требующее скачивания и установки можно найти здесь, бесплатная регистрация(30 секунд) и последняя версия Yaware-клиента здесь.

Вам также может быть интересно:

Kwork — обзор магазина/биржи фриланс услуг Kwork – инструкции для покупателей/заказчиков ТопВизор — сервис проверки позиций сайта по ключевым словам в поисковиках (Мониторинг позиций сайта). Детальный обзор Как выбрать надежный WordPress хостинг без компьютерного образования Заработок в Интернете с нуля – пошаговые инструкции, которые они вам не дали! Эх, если бы я только знал эти 12 вещей, когда начинал свой бизнес… Как мгновенно увеличить продажи интернет магазина и повысить конверсию любой продающей страницы